資訊部門的數字管理想法(價值篇)

在上一篇當中談到了一些我所想到的可以用來監看部門運作是否朝向自己所定義的目標運行的數字，在打混了幾天之後，看來也該把價值篇也寫一寫，以免自己很快就忘記了。

說到價值，其實簡單來說我的定義就是整個部門當中所運行、提供的服務總計需要花費多少成本以及多少所創造出來的總價值。然而這些數字該怎麼使用，我想除了年底作一下年終績效檢討的簡報之外，最重要的就是，這些數字可以告訴我們部門的資源合理數量應為多少，以及這些資源應該放在哪些位置才是最有效益的!

首先來說說我覺得哪些數字是屬於價值篇的:

1. 每項服務執行的成本:倘若上一篇當中所有的數字都能加以統計、記錄下來，那麼套上了人力基本成本之後，就能夠統計的出來每一項服務執行的成本了。
2. 每項服務執行的效益:這一個數字才是重點，透過計算出來每項服務的效益，我們可以確切得知道該項服務帶回來的收益扣除其成本之後是否為正值，也就是說，該項服務執行之後，隨著案件數的增加，到底是乘上正值還是負值。意思就是，我們在做的服務到底是愈做愈賺錢，還是愈做愈虧錢。

由於資訊部門當中服務的項目幾乎約有80%以上是屬於常規性活動，也就是說，像是建建帳號、協助服務上架等。很難去說出來這樣的服務到底有多少效益(其實我認為是沒有)，也因此造成了相當難跟老闆去要求一些獎賞之類的，因為那些事情都是必須要做，但是做了只是維持基本運作而已的事情。而這，也就牽涉到了我認為要從老闆的角度看，也就是看資源該配置多少、如何分配以及部門的目標問題了。

因此，該怎麼使用上述的兩種數字呢?我個人認為這些數字可以用來作為評估資源的配置方式、配置量的基準，如果我是老闆，我會希望虧錢但是不得不做的服務盡量限制在一定的成本，藉由限制成本的上限來讓其他服務的收益得以均攤掉這些服務的所需成本。也就是說，讓固定虧錢卻不得不做的服務項目以固定的資源(人力、設備)加以完成，而將其餘的資源盡可能的分配到賺錢的服務上。

因此，以目前我們部門的配置上來說，我就很希望能夠讓 GISS 發揮最高效用，處理掉所有維運的項目(固定成本)，讓PPMO執行有效益的服務(增加收益)。

當然啦，按照我常常說的流程，我們應該在第一階段針對花了多少錢做統計，再來盡可能的讓收益超過支出，最後則是希望做到每年應該賺進多少%的收益的BU三部曲邁進!